9 de cada diez personas odia las reuniones, la otra restante no tiene el coraje de admitirlo.

La realidad es que la gente no odia las reuniones como tal, odia el hecho de ir a una reunión de 20 minutos, durar 1 hora y salir de ahí sin la más mínima idea de cuál era el objetivo o de cuáles fueron las conclusiones de la misma.

Conducir una reunión es como navegar un barco de vela. Una vez que sales del puerto, si no eres capaz de manejar las diferentes corrientes de viento que soplan, es casi seguro que terminarás en un lugar muy diferente del que quisiste ir (O peor aún, andarás a la deriva hasta que choques con algo te detenga).

Dicho esto, aquí están los principales puntos a considerar para que tus reuniones sean un éxito:

• Convoca a tiempo: Salvo en casos de emergencia, convoca a los invitados con un tiempo prudente de antelación. Lo último que quieres es tener un grupo de gente ansiosa por terminar la reunión y regresar a hacer aquello que interrumpiste.

• Fija una duración: Fijarle una duración obliga a los participantes a intervenir solo en lo necesario y a ir directo al punto. Las interrupciones fuera de tema son la principal razón por la que las reuniones se alargan.

• Define tu objetivo/s: Define de manera clara y precisa el o los objetivos de tu reunión. Esos objetivos deben de ser realistas respecto a la duración de la reunión. Tener objetivos claros y comunicarlos a los participantes los ayudará a mantenerse en el camino.

• Prepárate: No hay nada que grite más “Amateur” que alguien que va a una reunión a presentar el presupuesto del período… y olvida llevar el documento con el presupuesto. Asegúrate de tener a mano todo lo que vas a necesitar (documentos, equipos, extensiones, adaptadores, proyector, conexión a internet, etc.).

• Crea una agenda: Si quieres que los participantes caminen en la misma dirección, necesitarás un mapa, ese mapa es tu agenda. Enlista los puntos principales de debate, asígnale un tiempo a cada punto – Así evitarás exceder la duración establecida – ordénalos en la misma secuencia en la que serán debatidos y asegúrate de que todos conozcan esa agenda temática con antelación.

• No tengas miedo de moderar: En numerosas ocasiones he visto ejecutivos convocar a reuniones que luego terminan saliéndoseles de control. Todo por tener miedo de decirle a alguno de los participantes “Eso no es parte de la agenda”. Moderar no significa coartar el derecho de expresión de los presentes, sino de, con el debido respeto, ayudarlos a mantenerse enfocados en el objetivo.

• Toma nota: Tomar nota de los puntos importantes tocados en la reunión les dice a los participantes que su opinión es importante; al mismo tiempo, evitará que se te escape las ideas debatidas una vez hayas abandonado el salón.

Si vas a tomar notas grabadas (ya sea en audio o en video), infórmales esto a los participantes antes de iniciar y procura tener su consentimiento. Otra opción es designarle la función de tomar nota a alguno de los participantes o a otro personal externo.

• Aterriza: Próximo al final de la reunión, toma unos minutos para sintetizar los principales puntos tratados, revisar las conclusiones arribadas, recordar los acuerdos y/o compromisos asumidos por los asistentes y  asignar tareas. En caso de que hayan quedado puntos pendientes por agotar, puedes aprovechar esta última parte para fijar la fecha del próximo encuentro.

Conclusión:

Como ves, tener reuniones de trabajo exitosas no es ciencia de cohetes, se trata de definir bien los objetivos, la duración, la agenda y apegarse a ella lo más posible.

Escribeme a @VillanuevaBlog en Instagram y cuéntame de tu experiencia en reuniones de trabajo. Te animarías a probar estos tips.

Por cierto, comparte este post con un amigo y ayúdalo a tener mejores y más efectivas reuniones. 😉