10 CONSEJOS PARA MANEJAR TU NEGOCIO SIN QUE TODO DEPENDA DE TI.

Uno de los problemas más comunes que he detectado en los negocios con los que he tenido la oportunidad de trabajar es que sus dueños son esclavos de sus empresas.

En emprendimientos muy jóvenes es común que se les dedique más horas de trabajo de lo habitual; principalmente debido a la escasez de personal y al gran volumen de trabajo a realizar.

Sin embargo, he notado que la tendencia apunta a que el nivel de atadura al negocio en lugar de disminuir, aumenta con el tiempo.

Lo curioso del caso es que el diagrama de Pareto o regla del 80 – 20  deja enunciado que solo el 20% de esas cosas que te absorben el tiempo producen el 80% de los resultados.

Pareto

Esto quiere decir que el 80% de las tareas que realizas apenas llegan a producir el 20% de los resultados (Está como para analizarlo, ¿o no?).

Para ti que estas debatiéndote entre construir un negocio exitoso y tu vida personal, te traigo una serie de consejos para manejar tu negocio de forma efectiva y sin morir en el intento:

No. 1 – Contrata al personal correcto

Muchos negocios caen en el error de contratar a la persona que salga más barata para desempeñar el puesto, no necesariamente a la más calificada.

Lo malo de cometer este error es que acarrea consecuencias a largo plazo que salen mucho más costosas que tener que pagarle la suma correcta a la persona indicada.

No hay una tarea más agotadora y consumidora de tiempo que tener que andar corrigiendo los errores de un empleado con poca capacidad y bajos niveles de rendimiento.

Mi consejo es que crees una metodología de contratación que esté orientada a crear un equipo de trabajo coherente y capaz de trabajar como una maquinaria, no solo como piezas separadas.

Para ello debes tomar en cuenta estos cinco aspectos:

  • Habilidades del prospecto
  • Capacidad de encajar en la cultura organizacional de tu empresa
  • Creencias
  • Experiencia
  • Ideas

No. 2 – Aprende a delegar

¿Cuál es el sentido de tener un equipo de gente brillante si no vas a dejar que su potencial creativo salga a flote?

Tu trabajo como administrador no es realizar las tareas que les corresponden a tus colaboradores, tu rol más bien consiste en asignar cada tarea a la persona indicada y dejar que esta persona la realice.

Hay una diferencia muy grande entre monitorear y medir el progreso de los trabajos en un determinado proyecto y querer hacer personalmente cada una de las tareas.

La metodología que deberías de usar es la siguiente:

  • Tomar un gran proyecto: “Lanzar una web para la empresa
  • Dividirlo en pequeñas tareas:
    • Diseño de la interfaz
    • Codificación
    • Creación de contenido
    • Mantenimiento del sitio
  • Supervisar de manera no intrusiva el trabajo de tu equipo

No. 3 – Crea manuales de procesos

Los manuales de procesos son los documentos en donde se describen las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.

Por lo general en las PYMES existen grandes deficiencias en la creación de manuales de procesos, cosa que dificulta en sobre manera el poder detectar fallos en cualquier eslabón de la cadena.

Los manuales de proceso evitan que el administrador tenga que utilizar su tiempo para repetir una y otra vez la manera en que debe realizarse una determinada operación; además de que evitan inconsistencias en los procedimientos.

No. 4 – Elabora descripciones de puestos

Las descripciones de puestos son las hermanas gemelas de los manuales de procesos.

Una descripción de puesto es un documento que especifica al detalle las funciones, atribuciones, derechos y deberes de cada posición dentro de la empresa.

La importancia de este documento se debe a las siguientes razones:

  • Evitará que tengas que pasar varias horas al día autorizando al personal para que tomen decisiones que de por sí van con las obligaciones de puesto.
  • Se crea un concepto de uniformidad en los procesos
  • El colaborador, al tener una confirmación escrita de sus funciones, se siente más seguro al realizarlas.
  • Facilita el proceso de capacitación de nuevo personal
  • Permite que cada posición sea evaluada conforme a lo establecido en su descripción de puesto.

No. 5 – Comparte las metas de tu negocio con tus colaboradores

Compartir las metas del negocio con el personal es un elemento clave en el proceso de construcción de confianza.

Cuando las personas conocen por lo que están luchando se preocupan más por lograr la metas.

Una razón por la que muchos negociantes no pueden despegarse de su negocio es el simple hecho de que a nadie más que a él le importan las metas del negocio.

Si compartes las metas estás compartiendo la visión que tienes para el negocio, lo cual fortalece la confianza y la lealtad de los colaboradores hacia la empresa.

No. 6 – Subcontrata

¿Qué tal si de todas las cosas que haces en tu negocio solo una pequeña parte está produciendo los resultados totales? ¿No crees que sería inteligente dedicar más tiempo y recursos a realizar esas actividades?

Y aquí volvemos a la regla del 80 – 20.

Por ejemplo:

“Supongamos que tienes que elaborar un plan de marketing para una empresa X.

Entre las tareas del proyecto están las siguientes:

  1. Salir a la calle a realizar las encuestas para el estudio de mercado
  2. Aplicar el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)
  3. Reunirte con el gerente general del proyecto.

¿Cuáles de esas tareas crees que son las más delicadas y cual/les pudieran ser contratadas?

Si dijiste la tarea no. 1 es la que debería ser subcontradada estás en lo correcto”

Subcontratar es una excelente manera de aprovechar el tiempo en las tareas más importantes y productivas sin descuidar las menos productivas (Que también tienen que realizarse).

No. 7 – Implementa mecanismos efectivos de control

Existen muchas formas de controlar lo que sucede dentro de tu empresa y que no implican el tener que estar pegado a un sillón frente al escritorio más grande de la oficina.

Gracias a los softwares especializados de control y monitoreo de procesos, puedes tener data en tiempo real de la situación de tu negocio a cualquier hora y desde cualquier lugar del mundo.

No. 8 – Entrena y capacita a tu personal

Un personal capacitado es capaz de lograr grandes cosas, aún sin la supervisión directa de su líder. Es por tal razón que para las empresas con profesionales de baja capacidad de gestión, la inversión en educación es una prioridad.

La capacitación constante hace que tu equipo de trabajo se mantenga actualizado con respecto a las mejores prácticas y les da las herramientas para realizar una gestión más independiente de las funciones que les han sido asignadas.

No. 9 – Incentiva el buen desempeño

El cuarto principio de economía dice que: “Los  individuos  responden a los incentivos”

Esto significa que si quieres que tu equipo de trabajo se sienta empoderado y capaz de realizar de manera semiautónoma las tareas que se le han asignado, debes darle una razón para hacerlo.

Siempre que la gente sepa que mientras mejor realice el trabajo que se supone debe de hacer, más beneficios (monetarios o no) recibirá, mayor será su grado de dedicación y entrega a las tareas asignadas.

No. 10 – Sé un líder, no un jefe

Los jefes son temidos por la posición que estos ostentan, los líderes son respetados por lo que estos representan.

Un buen ejercicio del liderazgo en tu empresa te permitirá crear una estructura capaz de seguir funcionando aun cuando tú no estás ahí para decidir lo que se debe de hacer.

Algunas de las principales diferencias entre un jefe y un líder son:

  • El jefe manda, el líder aconseja y guía.
  • El jefe inspira miedo, el líder entusiasmo.
  • El jefe dice Yo, el líder dice Nosotros.
  • El jefe dice mi empresa, el líder dice nuestra empresa.
  • El jefe se preocupa por las cosas, el líder se preocupa por las personas.
  • El jefe ordena, el líder delega.

Conclusión:

Como ves, es completamente posible construir una estructura de negocio que te permita operar con eficiencia sin perder tu libertad ni la capacidad de caminar más allá de las 4 paredes de tu empresa.

Aplica estos consejos y no solo verás como el tiempo te rinde más, sino también cómo tu equipo de trabajo se hace más fuerte y productivo.

Y tú ¿Has tenido problemas para hacer que tu negocio funcione sin depender tanto de tí?

¿Has trabajado para alguien que lo quiere hacer todo dentro de la empresa?, cuéntamelo en los comentarios.

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